ホームページの更新は「原稿だけ」社内で。Web担当者がいない会社の外注の始め方

トップページに、数年前のお知らせが並んだままになっていないでしょうか。Web担当者がいない会社でも、社内で原稿だけ用意すれば、ホームページの更新作業は外注に任せられます。

この記事では、ホームページの更新を外に頼もうと考え始めた方に向けて、社内でやることと任せることの分け方、原稿を送ってから公開されるまでの流れ、外注する前に確かめておくことをまとめます。

古いお知らせが、見込み客を他社に流している

お知らせやブログの更新が止まり、トップページに数年前の日付が並んでいる。小さい会社のホームページで、よく見かける状態です。

サイトを見に来た人は、その日付を見て「情報が古い会社だ」と判断します。比べている他社のサイトがあれば、そちらへ移ってしまいます。せっかくサイトまで来てくれた見込み客を、更新が止まっているせいで逃しているということです。

社長も気になってはいるものの、社内に更新する人がいない。それで外に頼むことを考え始めた、という方も多いのではないでしょうか。

社内で用意するのは原稿だけでいい

ホームページの更新は、2つの作業に分けられます。

• 社内でやること：何を載せるか決めて、原稿と写真を用意する
• 外注に任せること：CMSへの登録、画像の調整、公開、表示の確認

新しい実績の中身や、お知らせしたい出来事は、社内の人にしか書けません。一方で、それをホームページに載せる作業は、社外の人に任せられます。

「全部社内でやる」か「サイトごと任せる」かで悩む必要はありません。社内は原稿まで、作業は外注、と分ければ十分です。

更新作業まで社内で抱えると、止まってしまう

ブラキオは、小さい会社のホームページの制作と保守をしています。その中で見てきたのは、更新作業を社内に任せても、ほとんど進まないということです。打ち合わせのたびに更新の大切さをお伝えしても、社内で更新されることはほとんどありませんでした。

一方で、月額の保守契約をいただいている会社では、原稿だけ送ってもらい、更新作業はブラキオが引き受けることもあります。こうすると、社内に担当者がいなくても更新は続きます。

社内でやることを原稿だけに絞れば、続けられる。これが、この記事で原稿と作業を分けることをおすすめする理由です。

原稿を送ってから公開されるまでの流れ

原稿は、専用の様式でなくてかまいません。メールやチャットで、次のことが伝われば十分です。

• 載せる文章
• 写真（あれば）
• 載せる場所（お知らせ、ブログなど）
• 公開してほしい日
• 公開前に確認する人

送ったあとの流れは、次のとおりです。

1. 社内で原稿を用意し、外注先に送る
2. 外注先が更新し、公開前の内容を確認してもらう
3. 確認が済んだら公開する

社内の手が動くのは、1の原稿づくりと、2の確認だけです。

原稿を送るだけの更新代行は、ブラキオの保守・更新代行のサービスで承っています。

更新を外注する前に確かめておくこと

契約の前に、次の点を確かめておきましょう。

• 月に何件まで頼めるか。1件でどこまでの作業をしてもらえるか
• 急ぎの更新に、どれくらいで対応してもらえるか
• 範囲外の作業（デザインの変更、新しいページの追加など）は、どう扱われるか

原稿を用意すること自体が難しい場合は、何を載せるかから一緒に考えてもらう「外部のWeb担当」という頼み方もあります。

CMSの操作方法、管理会社の乗り換え、保守費用の相場は、本記事では扱いません。社内で更新できる担当者を育てたい場合は、Webの知識ゼロの社員でも、社内のWeb担当者は育てられますをご覧ください。

まとめ：社内は原稿、作業は外注

社内は原稿、作業は外注と分ければ、Web担当者がいなくてもホームページの更新は止まりません。

まずは、トップページに残っている古いお知らせを1本、新しい内容に差し替えるところから始めてみてください。社内で用意するのは、その原稿だけです。

更新作業を任せたい方は、保守・更新代行のサービスをご覧ください。原稿を用意するのが難しい場合のご相談も、こちらから受け付けています。